Kada koristiti recruitment agenciju?

• Kada kompanija zapravo treba recruitment agenciju, a kada može sve sama?

Kompanija ne treba recruitment agenciju za svako regrutovanje, ali postoje situacije u kojima eksterna podrška može značajno olakšati i ubrzati proces.

Agencija najviše ima smisla kada je pozicija teško popunjiva, kada kvalitetni kandidati nisu aktivni na tržištu i potrebno ih je direktno pronaći i zainteresovati, kada je zapošljavanje vremenski osjetljivo ili kada kompanija jednostavno želi proširiti svoj doseg prema kandidatima.

Posebno je korisna i kada kompanija ulazi na novo tržište, zapošljava profil koji ranije nije tražila ili želi dodatnu sliku tržišta: koliko je takvih kandidata dostupno, kakva su njihova očekivanja, kakve plate tržište trenutno nudi i koliko je sama pozicija konkurentna.

Recruitment agencija tu ne treba biti zamjena za interni HR, nego njegov dodatni resurs. Donosi širi pristup tržištu, specijalizovan sourcing, dodatni kapacitet i iskustvo iz sličnih selekcijskih procesa.

Najjednostavnije rečeno: agenciju ima smisla uključiti onda kada kompanija želi doći do većeg i relevantnijeg dijela tržišta, ubrzati proces ili dobiti dodatnu ekspertizu koja joj je potrebna za konkretno zapošljavanje.

• Koliko kompanije gube kada mjesecima pokušavaju same popuniti jednu poziciju?

Teško je staviti jednu univerzalnu cifru na taj gubitak, jer nije isti trošak ako kompaniji tri mjeseca nedostaje junior u administraciji ili Sales Director koji direktno treba donositi prihod.

Ali posljedice su vrlo konkretne. Kada se pozicija dugo ne popunjava, najčešće se povećava opterećenje postojećeg tima, projekti počinju kasniti, a produktivnost pada.

Ni samo trajanje recruitment procesa nije zanemarivo. U našem regionu prosječan proces često traje između jednog i dva mjeseca, dok se kod specifičnijih i IT pozicija lako produži i preko toga

Zbog toga je često korisnije računati cijenu prazne pozicije nego samo cijenu angažmana recruitment agencije.

• Šta kompanija dobija angažovanjem agencije osim kandidata?

Recruitment agencija ne bi trebala biti samo kanal za slanje CV-eva.

Kompanija dobija i realnu sliku tržišta: koliko je određeni profil dostupan, kakva su očekivanja kandidata, koje kompanije zapošljavaju slične ljude i gdje je njihova ponuda konkurentna, a gdje nije.

Dobija i dodatni kapacitet. Agencija preuzima sourcing, inicijalni screening, komunikaciju s kandidatima i dio administracije pa interni HR i hiring manageri mogu više vremena posvetiti završnim razgovorima i odluci.

To ne znači da je interni HR tim podbacio. Zapravo, često znači da kompanija dobro procjenjuje gdje joj se više isplati koristiti eksternu ekspertizu nego dodatno opteretiti vlastiti tim.

Interni HR obično istovremeno vodi veliki broj procesa, od zapošljavanja i onboardinga do razvoja zaposlenih, administracije i drugih HR inicijativa. Agencija se uključuje kao produžena ruka internog tima kada je potreban dodatni kapacitet, pristup kandidatima koje je teško dosegnuti klasičnim oglasima, specifično tržišno znanje ili jednostavno veća brzina.

Dobar interni HR i dobra recruitment agencija zato nisu konkurencija. Najbolji rezultati često nastaju upravo kada rade kao partneri.

Važan dio je i sama pozicija agencije kao posrednika između kandidata i kompanije. Kandidati su često otvoreniji kada razgovaraju sa neutralnom stranom, posebno kada pričaju o stvarnim motivima za promjenu, platnim očekivanjima, razlozima odlaska, rezervama prema poziciji ili stvarima koje im se kod ponude ne dopadaju.

Zato vrijednost agencije nije samo u tome koga će pronaći, nego i u kvalitetu predselekcije, informacijama, vremenu i tržišnom kontekstu koje kompanija dobije kroz cijeli proces.

• Kada je brzina zapošljavanja toliko važna da se isplati uključiti agenciju?

Brzina postaje ključna onda kada prazna pozicija već počinje stvarati konkretan poslovni trošak.

To može biti kada zbog nedostatka osobe kasne projekti, postojeći tim preuzima dodatni obim posla, menadžeri troše previše vremena na recruitment ili kompanija propušta prodajne i poslovne prilike.

Posebno je važno kod pozicija koje direktno utiču na prihod, operacije ili klijente, kao i kod otvaranja novih timova i lokacija gdje više zapošljavanja mora biti završeno u kratkom roku.

U tim situacijama agencija se ne uključuje samo zato da pronađe kandidata, nego da skrati vrijeme do zaposlenja i rastereti interni tim. Kada je kompaniji potrebna dugoročnija podrška u samom procesu zapošljavanja, RPO usluga može biti praktično rješenje.

• Koju grešku kompanije najčešće prave kada prvi put angažuju recruitment agenciju?

Najčešća greška je što kompanije angažuju agenciju, ali joj ne daju dovoljno informacija i prostora da zaista bude partner u procesu.

Nekada se agenciji pošalje samo job description uz očekivanje da će za nekoliko dana stići idealni kandidati. Međutim, za kvalitetan search agencija mora razumjeti mnogo više: zašto se zapošljava, šta je zaista eliminatorno, gdje postoji fleksibilnost, kakav je tim, šta kompanija može ponuditi kandidatu i zašto bi neko dobar prihvatio baš tu priliku.

Druga česta greška je uključiti agenciju, ali nastaviti proces bez dovoljno koordinacije, sa sporim feedbackom ili promjenama kriterija usred potrage. Tada agencija ne može raditi maksimalno efikasno.

Zato bih rekla da je ključna greška posmatrati agenciju kao dobavljača CV-jeva, umjesto kao recruitment partnera kojem treba dati dovoljno konteksta da može kvalitetno predstavljati kompaniju na tržištu.

• I za kraj, šta biste poručili kompaniji koja trenutno ima otvorenu poziciju i razmišlja da mogu sami zaposliti?

Ako kompanija trenutno ima otvorenu poziciju i procjenjuje da je može samostalno popuniti, sasvim je prirodno prvo iskoristiti vlastite kanale i interne kapacitete.

Recruitment agencija se ne mora uključiti tek onda kada kompanija odluči potpuno prepustiti potragu. Nekada je dovoljno da pouzdan partner bude unaprijed upoznat s trenutnim i planiranim zapošljavanjima. Na taj način agencija može već provjeriti svoju bazu, dostupnost relevantnih kandidata i interes ljudi s kojima je ranije bila u kontaktu, bez potrebe da se odmah aktivira puna usluga.

Tako, ako se u nekom trenutku procijeni da je potrebna dodatna podrška, proces ne počinje od nule. Partner već poznaje kompaniju, poziciju i tržište, a dio pripreme je već napravljen.

Moj finalni savjet bi zato bio: dobro je imati jednog recruitment partnera koji je kontinuirano upućen u vaše potrebe za zapošljavanjem, čak i kada ga ne angažujete odmah. Kada vam podrška zaista zatreba, tada više ne tražite partnera, nego samo aktivirate saradnju.